Vielleicht gehören Sie zu den Menschen, die kurz vor dem Weckerklingeln aus dem Bett springen, bereit, den Tag in Angriff zu nehmen und Ihre To-do-Liste abzuarbeiten (natürlich nach einem intensiven Training im Fitnessstudio und einem ausgewogenen Frühstück) und Ihren Chef mit Ihrer Motivation zu überraschen. Wahrscheinlich gehören Sie jedoch eher zu der Mehrheit, die zugeben würde, dass sie gerne etwas mehr aus ihrem Arbeitstag herausholen würde.
Wir können Ihnen zwar nicht versprechen, dass Sie allein mit diesen Tipps jeden Tag vor Mittag aus dem Bett springen und Ihre To-Do-Liste abarbeiten können, aber sie sind sicherlich wirksame Strategien, um die Produktivität bei der Arbeit zu steigern. Wenn Sie produktiver sind, sind Sie höchstwahrscheinlich auch weniger gestresst, zufriedener mit Ihrer Arbeit und verlassen das Büro häufiger jeden Tag pünktlich.
Eine gesteigerte Produktivität ist zudem eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Vorgesetzten zu beeindrucken und Ihre Chancen auf eine Beförderung (und eine Gehaltserhöhung!) zu erhöhen.
Identifizieren Sie Ihre Ablenkungen und realistische Möglichkeiten, diese zu vermeiden
Wir alle haben diese Kolumnen gelesen, in denen hilfreiche Tipps gegeben werden, wie zum Beispiel, dass man nur dann produktiv sein kann, wenn man sein Telefon weit, weit weg lässt, damit man nicht in Versuchung gerät, darauf zu schauen. Nun, ehrlich gesagt ist die Argumentation stichhaltig, aber der Tipp ist irgendwie blöd. Warum? Weil es nicht realistisch ist, von sich selbst zu erwarten, dass man sich von einem „Oh, ich schaue jetzt nur noch diese Benachrichtigung an“-Typ zu einem „Telefon-nur-in-der-Freizeit“-Typ entwickelt. Außerdem verwenden Sie Ihr Telefon wahrscheinlich für die Arbeit, also ist es wahrscheinlich keine praktikable Lösung, es in einem Schrank auf der anderen Seite des Zimmers eingeschlossen zu lassen.
Seien Sie stattdessen realistisch und überlegen Sie, wie Sie Ablenkungen einschränken können. Erlauben Sie sich beispielsweise, Ihr Telefon nur einmal pro Stunde zu überprüfen oder etwas Ähnliches. Dieselbe Taktik funktioniert bei E-Mails – glauben Sie mir, wenn Sie innerhalb einer Stunde eine Antwort benötigen, erhalten Sie einen Anruf und keine E-Mail.* (*Normalerweise. Wenn dies für Ihre Arbeit nicht zutrifft, passen Sie sich entsprechend an. Wir wollen nicht, dass Sie gefeuert werden.)
Wenn Sie Ablenkungen vermeiden möchten, aber Willenskraft allein nicht ausreicht (keine Sorge, Kumpel, das kennen wir alle), gibt es jede Menge toller Apps, die Gamification nutzen, um Sie dazu zu bringen, Ihre elektronischen Geräte unberührt zu lassen. Mein Favorit ist „Forest“, eine App, mit der Sie jedes Mal, wenn Sie Ihr Telefon 20 Minuten lang nicht benutzen, einen Baum wachsen lassen können. Klingt lächerlich? Wahrscheinlich, aber Gamification funktioniert bei mir hervorragend und bei Ihnen vielleicht auch. Verurteilen Sie es nicht, bevor Sie es ausprobiert haben.
Erarbeiten Sie eine To-Do-Listen-Strategie, die für Sie funktioniert
Egal wie viele Produktivitäts-Apps, Smartwatches und Konzentrationsmusik aus dem Silicon Valley und anderswo kommen, die bescheidene To-Do-Liste ist für die meisten immer noch ein Gewinner. Wenn Sie jemand sind, der Technologie liebt, leben Sie im goldenen Zeitalter – es gibt eine To-Do-Listen-App für jeden möglichen Stil und Beruf – und Hunderte mehr. Ja, einige von ihnen sind sogar spielerisch (wie Habitica, wo Sie einen kleinen Krieger erschaffen, indem Sie Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste erledigen. Merken Sie, dass ich belohnungsbasierte Apps mag?).
Natürlich sind Sie vielleicht eher der Stift- und Papiertyp, und das ist völlig in Ordnung. Sie werden lachen, wenn das Internet ausfällt, und Sie verlieren nicht einmal eine produktive Sekunde! Außerdem liebt jeder die Befriedigung, einen Punkt nachdrücklich von seiner Liste zu streichen. Der Schlüssel liegt wirklich darin, herauszufinden, was für Sie funktioniert, und dann dabei zu bleiben. Versuchen Sie nicht, gegen Ihre eigenen Vorlieben zu arbeiten, sondern entwickeln Sie einfach Ihr eigenes System und bleiben Sie dabei.
Machen Sie regelmäßig Pausen, insbesondere zur Mittagszeit
Auch wenn ich jetzt wie Ihre Mutter beim Familiengrillen klinge: Wenn Sie nicht essen, schlafen und Pausen machen, werden Sie sich mies fühlen, und das wird sich zu 100 % auf Ihre Produktivität auswirken. Wenn Sie eine lange Liste mit Aufgaben haben, kann es sehr verlockend sein, das Mittagessen ganz ausfallen zu lassen oder es zumindest am Schreibtisch einzunehmen, aber das ist sehr kontraproduktiv. Der menschliche Geist kann sich nicht gut zu lange auf eine Aufgabe konzentrieren, und selbst eine kurze Pause kann den Geist wirklich erfrischen und Ihre Motivation und Produktivität steigern. Das gilt insbesondere, wenn Sie hungrig sind. Auch wenn es nur 10 Minuten sind, gönnen Sie sich eine richtige Mittagspause – und widmen Sie sich dann wieder Ihrer Aufgabenliste.
Erledige zuerst die beschissenen Aufgaben
Sie machen sich also gut vorbereitet an die Arbeit und sind bereit, einen soliden Arbeitstag zu absolvieren. Im Hintergrund läuft Forest, Sie pflanzen einen tollen Baum und Ihre Aufgabenliste ist fertig. Wahrscheinlich werden Sie sich zuerst die leichtesten oder angenehmsten Aufgaben vornehmen – das liegt in der menschlichen Natur. Warum sollten Sie diesen wirklich aggressiven Kunden anrufen, wenn Sie zuerst einem tollen Bericht den letzten Schliff geben könnten?
Nun, weil Sie am frühen Morgen im Allgemeinen erholter und produktiver sind, während Sie sich am Ende des Tages – und damit am Ende Ihrer Aufgabenliste – wahrscheinlich viel schlapper fühlen. Dies ist nicht der optimale Zeitpunkt, um das Gespräch mit dem schwierigen Kunden zu führen. Außerdem bedeutet es, dass Sie alle besseren Aufgaben wahrscheinlich mit einem nagenden Gefühl erledigen, da Sie sich vor dem Gedanken fürchten, diese Nummer anzurufen, wenn alles erledigt ist. Persönlich ordne ich alles auf meiner Aufgabenliste Buchstaben zu (von „A“ für die meisten bis „C“ für die wenigsten) in den Kategorien „Dringlichkeit“ und „Schwierigkeit“. Natürlich kommen dringende Aufgaben zuerst – aber ich priorisiere auch die schwierigen, damit sie aus dem Weg sind und nicht zu Produktivitätshindernissen werden.
Schluss mit Multitasking
Wir alle kennen das Gefühl, wenn man so viel zu tun hat, dass man auf seine perfekt organisierte Aufgabenliste starrt und sich völlig überfordert fühlt. Man weiß nicht, wo man anfangen soll, also versucht man nach ein paar Minuten des Aufschiebens (oh, sieh mal! Der perfekte Zeitpunkt, um den Schreibtisch aufzuräumen!), alles auf einmal zu erledigen. Hör auf. Atmen Sie tief durch, denn das ist ein schneller Weg, sich selbst zu stressen und weniger als ideale Arbeit abzuliefern.
Priorisieren Sie, was Sie wirklich tun müssen, und beginnen Sie dann erst mit der ersten Aufgabe . Leiten Sie Ihr Telefon um, wenn es sein muss, und sagen Sie der Rezeption, dass Sie nur Anrufe von Leuten entgegennehmen, die buchstäblich Feuer und Flamme sind. Andernfalls können sie warten. Es hat keinen Sinn, gegen die Grundlagen der menschlichen Natur anzukämpfen – wir sind nicht gut darin, eine Million Dinge gleichzeitig zu tun. Es ist besser, sich jeweils eine Stunde Zeit zu nehmen, um fünf Aufgaben gut zu erledigen, als acht Stunden damit zu verbringen, zwischen Tabs hin und her zu wechseln und zu versuchen, alles zu erledigen. Vertrauen Sie mir und sich selbst, dass Sie alles rechtzeitig erledigen. Sie werden sich dafür danken – und hoffentlich auch Ihr Chef, wenn er Ihnen die Beförderung gibt!
